综合办公子系统

企业信息门户

个人工作平台

公文管理

文书档案管理

后勤管理

 

一、企业信息门户

1.院况简介

包括院基本情况、各种资质等。提高企业形象,规范企业的管理,加强企业的核心竞争力。

2.公告通知

可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。还可利用公告板进行各种信息传递。

3.院内外新闻

发布院内最新消息到系统的新闻主页。权限设置:可以授权给综合管理部主任或其它部门负责人有发布新闻、修改和删除的权限,每位用户都有查看浏览新闻的权限。并且在各部门中系统自动检索出本部门所发布的新闻。建立院内新闻栏目的作用:让大家在一个共享的平台上及时准确的看到院内的最新消息,避免了以前传统的手工张贴或口头通知所带来的烦琐与不便甚至是迟到的新闻。

4.电子刊物

可在网上采集、编辑和发布单位内部的电子刊物。刊物编辑将有关信息筛选汇集成电子刊物,并在网上进行发布,全体人员都可进行投稿和阅览已发布的刊物。

5.行业动态

实时进行企业动态信息的发布和管理,综合设计行业最新技术发展方向、市场行情。使企业在发展过程中取长补短,优势互补。

6.政策法规与规章制度

分类管理、发布、维护、浏览国家颁布的政策法规、规章制度、技术与标准规范、软件有效版本等。

7.经典设计

设计院经典设计分类展示的窗口,如项目的效果果、文字等信息为主。

8.技术交

主要用来为院内部员工提供一个技术交流平台,以达到提高员工们总体技能的目的。

二、个人工作平台

1.工作计划

对每日或周期性个人日程安排,定时提醒该时间范围内的工作事项,用同一颜色表示工作的周期,有不同的颜色来区分多个同进行的工作。方便查看当前任务完成情况。

2.邮件管理

使用电子邮件可与组织内部及外部的人员进行E-mail通信。Notes R5支持Internet标准,因此您可以在一个通用的邮箱中收发所有E-mail帐号的邮件,不论这些帐号是建立在Domino服务器上,还是在Internet邮件服务器上。

3.通讯薄

主要是对个人名片进行分类管理。如家人、朋友、同事等。其主要功能是帮助用户快速的查找要找的人员,检索时可精确搜索或模糊搜索。

4.短信息

在网内实现短消息发送和接收功能,可以点对点发个人信息也可以群发,如按部门、角色、职务等选择发送对象人员。可查看在线人员同时发送短信。灵活的设置和简单的操作即可实现网络对话。

通过配置硬件短信收发器,系统中的短信息可以发送到个人手机上。

5.备忘录

辅助个人工作,提供工作日历,在日历中可以指定日期,或在特定时间段增加、修改、删除工作备忘内容;

6.工作日志

每天工作情况记录,可按时间先后顺序排序,统计一天或某一时间段完成任务情况。

7待办事件

列出当前个人要办的事项,包括事件名称、申请人、申请时间等。系统设置自动间隔时间刷新页面,如果事情未处理或有新的待办事件,将自动同步更新显示。

8.个人事件统计区

系统自动统计个人当前待办事件数量、今日已办事件数量及个人短信数量。其作用是让个人能一目了然清楚知道自己工作事项处理情况,如手头上还有多少件事情需要处理和今天已处理了多少事情。如下图:

三、公文管理

1.收文登记

(1).收文登录、阅批、收文、阅办、收文归档等。可用手动签名和电子签名两种形式。用图形化的方式来跟踪公文的流向,在每个节点中有相关权限的人员均可根据权限的大小来查询公文流转的各种状态。

(2).登录:记录收文信息,如收件人、发件人、发件地址、收发日期等。

(3).收文:指纸质或电子文档的接文。

(4).拟办:文件管理部门对文件如何操作进行批示,然后传给各个不同身份的人进行阅办及传阅(可选中多人),阅批人的阅批意见可以在收文单上反映出来。

(5).阅办:指阅批后的传阅及办理情况在网上完成,阅办人可进一步传阅和阅办人在填写意见后就不能继续传阅和阅办(传阅、阅办意见可以自动生成在收文单上)。

2.发文流转

(1). 发文拟稿、核稿、定稿、签发、发文归档等。可用手动签名和电子签名两种形式。用图形化的方式来跟踪公文的流向,在每个节点中有相关权限的人员均可根据权限的大小来查询公文流转的各种状态。

(2).拟稿:由拟稿人草拟发文稿。

(3).核稿:指核稿人接收到拟好的稿子进行文稿审核,之后传给定稿人进行定稿(可选),如有不同意见可退回拟稿人重拟,核稿后的意见可以在发文单上反映出。

(4).定稿:指定稿人如收到已审核的稿子进行定稿,然后传给最高管理者签发,如有不同意见可退回核稿人重核,然后传给管理者签发,定稿意见可以在发文单上体现。

(5).签发:指文件签发人接收到已定稿的文档后进行签发,然后传给总文秘发文,如有不同意见可退回定稿人直至拟稿人重新拟、核、定稿,然后传给总文秘发文,签发意见可以在反映在发文单上。

3.公文归档

按字段(发文)检索出一批文件,将发文库与文件登录库链接(复制部分重叠字数)到档案中的临时文件库中,待档案人员归卷时补上有关的档案属性即可成为正规的文件级档案。

4.自定义流程和表单

(1).流程分为两种:公有流程(公文管理员建立流程后共享使用),私有流程(仅供建立流程的作者本人使用)

(2).定义表单,定义方式可选择预览模式和源代码模式,都可形成所需表单

四、文书档案管理

1.形成文档信息一览表,包括文件编号、时间、题目落实情况(文件状态)等情报,可以进行查询,按照时间,进行排序。

2.对院里发文,室里的通知等办公文件进行管理;管理文档资料、公文通知的发布时间、人员的浏览记录、反馈意见等信息。

五、后勤管理

1.资产管理

(1).编号管理

对各类资产(包括测量设备、办公设备、微机设备等)进行统一编号分类,包括类别的增加、删除、修改功能。

(2).台帐管理

设备台帐的信息主要包括编号、名称、型号、规格、主机编号、配置信息、购置日期、放置位置、使用者、保管责任人、所属部门、设备状态、是否流通、资产号、原价格、折旧年限、残值、备注等。台帐管理主要提供增加、删除、修改、查询的功能。

(3).维修管理

设备的变动维修记录主要包括设备编号、变动/维修时间、变动/维修原因、变动/维修情况、备注等信息。设备变动维修记录主要包括维修记录增加、修改功能。

(4).流通管理

包括资产设备的申请借用、归还和转借等功能。

2.用车管理

内容包括:车辆档案、用车申请,并可实现查阅、统计功能。

3.物资采购

管理各类办公设备、资产的采购流程,主要包括采购申请、审核、审批、经办和统计功能。

4.综合服务

日常性的后勤服务管理,如印名片,通讯录,物业维修等。

 

点击次数:   更新时间:2011-5-6 17:44:07   【打印此页】   【关闭